Ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO ist innerhalb eines Monats zu beantworten, und die Frist beginnt mit dem Eingang, nicht mit dem Zeitpunkt, an dem jemand im Haus es zur Kenntnis nimmt. Das ist der Grund, warum diese Anfragen so häufig schiefgehen: Sie kommen formlos, landen in irgendeinem Postfach und werden erst weitergereicht, wenn die Hälfte der Zeit vorbei ist.
Was der Betroffene verlangen kann
Art. 15 DSGVO gibt zwei Dinge: die Bestätigung, ob überhaupt Daten verarbeitet werden, und im Bejahungsfall Auskunft über diese Daten sowie eine Reihe von Zusatzinformationen. Dazu gehören die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der Daten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, die geplante Speicherdauer oder deren Kriterien, die Betroffenenrechte einschließlich des Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft der Daten und gegebenenfalls das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung.
Hinzu kommt nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO die Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Die erste Kopie ist unentgeltlich.
Die Frist und ihre Fallstricke
Ein Monat, gerechnet ab Eingang
Art. 12 Abs. 3 DSGVO verlangt die Antwort unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats. Eine Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate ist möglich, wenn der Antrag komplex ist oder viele Anträge vorliegen. Diese Verlängerung muss aber innerhalb des ersten Monats mitgeteilt und begründet werden. Wer erst nach fünf Wochen verlängert, hat die Frist bereits versäumt.
Formfrei heißt wirklich formfrei
Ein Anruf reicht. Eine E-Mail an eine allgemeine Adresse reicht. Ein Satz in einem Kündigungsschreiben reicht. Der Antragsteller muss weder Art. 15 DSGVO zitieren noch das Wort Auskunft verwenden. Deshalb ist die wichtigste organisatorische Maßnahme nicht das Formular, sondern die Unterweisung: Das Team muss solche Anfragen erkennen und sofort weiterleiten.
Auch die Ablehnung ist fristgebunden
Wird nicht tätig geworden, ist der Betroffene nach Art. 12 Abs. 4 DSGVO spätestens innerhalb eines Monats über die Gründe zu unterrichten, ebenso über die Möglichkeit der Beschwerde und des gerichtlichen Rechtsbehelfs. Schweigen ist in keinem Fall zulässig.
Wo es in der Praxis klemmt
Die Daten liegen verstreut
Personalakte, Lohnsystem, Zeiterfassung, E-Mail-Postfächer, Ticketsystem, Videoaufzeichnungen, das Backup. Wer erst bei der Anfrage anfängt zu suchen, verliert Wochen. Ein aktuelles Verarbeitungsverzeichnis ist hier der praktische Schlüssel, weil es die Fundorte bereits benennt.
Rechte Dritter
In E-Mails und Vermerken stehen regelmäßig auch Daten anderer Personen. Art. 15 Abs. 4 DSGVO stellt klar, dass das Recht auf Kopie die Rechte anderer nicht beeinträchtigen darf. Die Lösung ist Schwärzung, nicht Verweigerung.
Der Antrag kommt im Streit
Ein erheblicher Teil der Auskunftsersuchen erreicht Unternehmen im Zusammenhang mit einer Trennung oder einem Konflikt. Die Versuchung, dann knapp oder verzögert zu antworten, ist groß. Sie ist auch der sicherste Weg zu einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, und diese Beschwerden werden bearbeitet.
Identität prüfen, aber verhältnismäßig
Bei begründeten Zweifeln dürfen nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO zusätzliche Informationen zur Identitätsfeststellung verlangt werden. Eine Ausweiskopie von jedem Antragsteller pauschal zu fordern, ist unverhältnismäßig und erzeugt zusätzlich eine Verarbeitung, die Sie nicht brauchen.
Ein Ablauf, der die Frist hält
Benennen Sie eine Stelle, bei der alle Anfragen zusammenlaufen, und machen Sie das im Team bekannt. Notieren Sie beim Eingang das Datum, denn davon hängt alles Weitere ab. Prüfen Sie die Identität nur, wenn es Anlass gibt. Erheben Sie die Fundorte anhand des Verarbeitungsverzeichnisses. Stellen Sie die Auskunft zusammen, schwärzen Sie Daten Dritter, und dokumentieren Sie, was wann herausgegeben wurde.
Diese Dokumentation ist Ihr Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Kommt es später zur Beschwerde, ist sie das Einzige, worauf Sie sich stützen können.
Wir richten diesen Ablauf ein und übernehmen im Ernstfall die Bearbeitung: externer Datenschutzbeauftragter. Ein Erstgespräch dauert rund zwanzig Minuten, Kontakt aufnehmen oder anrufen unter 05406 500 4210.
Häufige Fragen zum Auskunftsersuchen
Wie lange hat man Zeit für die Antwort?
Unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Eine Verlängerung um bis zu zwei Monate ist bei komplexen Anträgen möglich, muss aber innerhalb des ersten Monats mitgeteilt und begründet werden.
Muss der Antrag schriftlich gestellt werden?
Nein, er ist formfrei. Auch ein Anruf oder eine E-Mail löst die Frist aus.
Darf man einen Ausweis verlangen?
Nur bei begründeten Zweifeln an der Identität. Eine pauschale Ausweiskopie ist unverhältnismäßig.
Was kostet die Auskunft den Betroffenen?
Nichts. Die erste Kopie ist unentgeltlich. Für weitere Kopien darf ein angemessenes Entgelt verlangt werden.
Müssen auch E-Mails herausgegeben werden?
Soweit sie personenbezogene Daten des Antragstellers enthalten, ja. Rechte Dritter sind durch Schwärzung zu wahren.
