Ein Löschkonzept legt fest, welche personenbezogenen Daten wie lange gespeichert werden und wann und wie sie gelöscht werden. Die DSGVO verlangt nicht ausdrücklich ein Dokument mit diesem Namen. Sie verlangt aber, dass Daten nur so lange vorgehalten werden, wie es der Zweck erfordert, und dass Sie das jederzeit belegen können. Ohne geordnetes Konzept gelingt das in kaum einem Betrieb.
Woraus die Löschpflicht folgt
Zwei Vorschriften tragen das Thema. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO legt den Grundsatz der Speicherbegrenzung fest: Daten dürfen nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Art. 17 DSGVO regelt das Recht auf Löschung und zugleich die Pflicht des Verantwortlichen, unverzüglich zu löschen, wenn der Zweck entfallen ist.
Hinzu kommt die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Sie müssen nicht nur löschen, Sie müssen auch nachweisen können, dass Sie es tun. Genau dafür ist das Löschkonzept da.
Wie ein Löschkonzept aufgebaut ist
Ein brauchbares Konzept folgt einer einfachen Logik und hat drei Bestandteile.
Datenkategorien
Ausgangspunkt sind nicht die Systeme, sondern die Arten von Daten: Bewerbungsunterlagen, Personalakten, Lohndaten, Kundenstammdaten, Angebote, Rechnungen, Korrespondenz, Videoaufzeichnungen, Protokolldaten. Die Kategorien ergeben sich unmittelbar aus dem Verarbeitungsverzeichnis, das ohnehin geführt werden muss.
Fristen und ihr Startpunkt
Für jede Kategorie wird eine Frist festgelegt, und, das wird oft vergessen, ein Ereignis, ab dem sie läuft. „Zehn Jahre“ allein ist keine Regel. „Zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde“ ist eine.
Verfahren und Verantwortung
Schließlich wird festgelegt, wie gelöscht wird und wer dafür sorgt. Bei Papier ist das die Vernichtung nach einer anerkannten Sicherheitsstufe, bei digitalen Daten das tatsächliche Löschen, nicht das Verschieben in ein Archiv. Und es braucht eine Person, die den Vorgang anstößt und festhält.
Die Fristen, die in fast jedem Betrieb vorkommen
Viele Löschfristen sind in Wahrheit Aufbewahrungsfristen anderer Gesetze. Solange sie laufen, darf nicht gelöscht werden, danach muss gelöscht werden.
Buchhaltung und Steuern
Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare gelten nach § 257 HGB und § 147 AO zehn Jahre. Für Buchungsbelege, also auch Rechnungen, wurde die Frist mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV auf acht Jahre verkürzt. Empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren.
Personal
Lohnunterlagen folgen den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen. Die übrige Personalakte ist nach dem Ausscheiden nur so lange aufzubewahren, wie noch Ansprüche geltend gemacht werden können. Unterlagen abgelehnter Bewerber werden in der Regel wenige Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, weil bis dahin mit Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zu rechnen ist.
Technik
Videoaufzeichnungen sind nach herrschender Auffassung innerhalb weniger Tage zu löschen, sofern kein konkreter Vorfall eine längere Speicherung rechtfertigt. Protokolldaten von Servern und Anwendungen brauchen eine eigene, kurze Frist, die sich am Sicherheitszweck orientiert.
Die häufigsten Fehler
Es gibt nur Aufbewahrungs-, keine Löschfristen
Viele Betriebe wissen genau, wie lange sie etwas behalten müssen, aber nicht, wann sie es loswerden müssen. Das Ergebnis sind Laufwerke mit Daten aus fünfzehn Jahren, für die es keinen Zweck mehr gibt.
Das Konzept existiert, aber niemand löscht
Ein Dokument ohne Auslöser bleibt Papier. Bewährt hat sich ein fester Termin im Jahr, an dem die abgelaufenen Bestände geprüft und gelöscht werden, mit kurzem Vermerk. Dieser Vermerk ist Ihr Nachweis.
Die Software kann gar nicht löschen
Manche Branchenprogramme kennen nur das Deaktivieren, nicht das Löschen. Das fällt oft erst auf, wenn ein Betroffener Löschung verlangt. Fragen Sie beim Hersteller nach, bevor es soweit ist, und halten Sie die Antwort fest.
Backups werden vergessen
Auch Sicherungen enthalten personenbezogene Daten. Wie Löschpflicht und Datensicherung zusammenpassen, ohne dass Backups unbrauchbar werden, ist ein eigenes Thema und gehört ins Konzept.
Wie wir dabei unterstützen
Als externer Datenschutzbeauftragter leiten wir das Löschkonzept aus Ihrem Verarbeitungsverzeichnis ab, gleichen es mit den tatsächlich eingesetzten Systemen ab und legen den jährlichen Löschtermin fest. Was eine Aufsichtsbehörde dabei sehen will, steht im Beitrag Was prüft die Aufsichtsbehörde wirklich.
Ein Erstgespräch dauert rund zwanzig Minuten: Kontakt aufnehmen oder anrufen unter 05406 500 4210.
Häufige Fragen zum Löschkonzept
Muss jedes Unternehmen ein Löschkonzept haben?
Ein Dokument mit diesem Namen schreibt die DSGVO nicht vor. Vorgeschrieben ist, dass Daten gelöscht werden, sobald der Zweck entfällt, und dass Sie das nachweisen können. Ohne ein geordnetes Löschkonzept gelingt dieser Nachweis in der Praxis kaum.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Buchungsbelege, also auch Rechnungen, unterliegen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrung. Die Frist für Buchungsbelege beträgt seit 2025 acht Jahre, für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare weiterhin zehn Jahre. Danach sind sie zu löschen, sofern kein anderer Grund besteht.
Wann müssen Bewerbungsunterlagen gelöscht werden?
Nach Abschluss des Verfahrens dürfen Unterlagen abgelehnter Bewerber noch so lange aufbewahrt werden, wie mit Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zu rechnen ist. In der Praxis sind das wenige Monate. Für einen Bewerberpool braucht es eine Einwilligung.
Reicht es, Daten in den Papierkorb zu verschieben?
Nein. Löschen bedeutet, dass die Daten nicht mehr ohne unverhältnismäßigen Aufwand wiederhergestellt werden können. Papierkorb, Archivordner und das bloße Ausblenden in einer Software genügen nicht.
Was ist mit Daten in Backups?
Backups müssen nicht einzeln bereinigt werden, wenn sie nach einem festen Zyklus überschrieben werden und nicht für andere Zwecke genutzt werden. Wichtig ist, dass dieser Zyklus festgelegt und dokumentiert ist und bei einer Wiederherstellung bereits gelöschte Daten erneut gelöscht werden.
