Kurz erklärt: Die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen, die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nicht nur sicherzustellen, sondern jederzeit nachweisen zu können.
Was bedeutet Rechenschaftspflicht?
Mit der Rechenschaftspflicht kehrt die DSGVO die Beweislast um: Im Streitfall muss das Unternehmen belegen, dass es rechtmäßig verarbeitet hat. Der Nachweis besteht aus Dokumenten und gelebten Prozessen: Verarbeitungsverzeichnis, Rechtsgrundlagen und Abwägungen, Auftragsverarbeitungsverträge, Löschkonzept, Schulungsnachweise, Protokolle von Datenpannen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Fehlende Dokumentation ist ein eigener Verstoß, auch wenn die Verarbeitung selbst in Ordnung war.
Rechtsgrundlage
- Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht)
- Art. 24 Abs. 1 DSGVO (Nachweis geeigneter Maßnahmen)
- Art. 30 DSGVO (Verarbeitungsverzeichnis)
- Art. 83 Abs. 5 lit. a DSGVO (Bußgeld bei Verstoß gegen Grundsätze)
In der Praxis
Ein Datenschutz-Management-System ist nichts anderes als die geordnete Erfüllung der Rechenschaftspflicht. Der externe Datenschutzbeauftragte baut die Unterlagen auf, hält sie aktuell und sorgt dafür, dass sie im Prüfungsfall innerhalb weniger Tage vorgelegt werden können.
Häufige Fragen
Fragen zu Rechenschaftspflicht
Was wird bei einer Prüfung zuerst verlangt?
In der Regel das Verarbeitungsverzeichnis, die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und die Verträge mit Auftragsverarbeitern.
Reicht eine Datenschutzerklärung auf der Website?
Nein. Sie erfüllt nur die Informationspflicht gegenüber Website-Besuchern. Die Rechenschaftspflicht betrifft alle Verarbeitungen im Unternehmen.
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