Kurz erklärt: Ein Datenschutz-Management-System ist die geordnete Organisation aller Datenschutzpflichten im Unternehmen: Zuständigkeiten, Dokumente, Prozesse, Schulungen und regelmäßige Prüfungen, damit die Rechenschaftspflicht dauerhaft erfüllt wird.
Was bedeutet Datenschutz-Management-System?
Das DSMS folgt dem Kreislauf Planen, Umsetzen, Prüfen, Verbessern. Kernbestandteile sind das Verarbeitungsverzeichnis, die TOM-Beschreibung, das Löschkonzept, die Verträge mit Dienstleistern, die Informationstexte, Prozesse für Betroffenenanfragen und Datenpannen, Schulungsnachweise sowie ein jährliches Audit. Für kleine Betriebe kann das ein geordneter Ordner mit zehn Dokumenten sein, für größere eine Software.
Standards wie das Standard-Datenschutzmodell der Datenschutzkonferenz oder ISO/IEC 27701 geben Struktur, sind aber nicht verpflichtend.
Rechtsgrundlage
- Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht)
- Art. 24 DSGVO (geeignete Maßnahmen, Überprüfung)
- Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO (regelmäßige Überprüfung)
- Standard-Datenschutzmodell (SDM) der Datenschutzkonferenz
In der Praxis
Der externe Datenschutzbeauftragte bringt das System mit: Vorlagen, Prüfrhythmus, Erinnerung an Fristen. Der Betrieb liefert die Fakten und setzt die Maßnahmen um. Entscheidend ist, dass das System lebt: Jede neue Software, jeder neue Dienstleister und jede Datenpanne läuft über denselben Ablauf.
Häufige Fragen
Fragen zu Datenschutz-Management-System
Brauche ich Software für das DSMS?
Nein. Für kleine und mittlere Betriebe genügen strukturierte Dokumente. Software lohnt sich bei vielen Standorten, vielen Dienstleistern oder häufigen Betroffenenanfragen.
Wer ist für das DSMS verantwortlich?
Die Geschäftsführung als Verantwortlicher. Der Datenschutzbeauftragte berät, überwacht und pflegt die Unterlagen; die Entscheidungen trifft das Unternehmen.
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