Kurz erklärt: Verarbeitung ist jeder Vorgang mit personenbezogenen Daten: Erheben, Speichern, Ordnen, Verändern, Auslesen, Übermitteln, Abgleichen, Einschränken und Löschen, mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren.
Was bedeutet Verarbeitung?
Der Begriff ist bewusst weit gefasst. Schon das Anzeigen eines Datensatzes am Bildschirm, das Weiterleiten einer E-Mail oder das Vernichten einer Akte ist eine Verarbeitung. Für jede Verarbeitung braucht der Verantwortliche eine Rechtsgrundlage und einen festgelegten Zweck.
Für Unterlagen in Papierform gilt die DSGVO, wenn sie in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen, etwa in einer nach Namen geordneten Ablage.
Rechtsgrundlage
- Art. 4 Nr. 2 DSGVO (Begriffsbestimmung)
- Art. 2 Abs. 1 DSGVO (sachlicher Anwendungsbereich, Dateisystem)
- Art. 6 DSGVO (Rechtmäßigkeit)
In der Praxis
Im Verarbeitungsverzeichnis werden nicht einzelne Vorgänge, sondern Verarbeitungstätigkeiten beschrieben, also zusammenhängende Abläufe wie Lohnabrechnung, Kundenverwaltung, Bewerbermanagement oder Videoüberwachung. Diese Einteilung ist die Grundlage für alle weiteren Pflichten.
Häufige Fragen
Fragen zu Verarbeitung
Ist das bloße Speichern schon eine Verarbeitung?
Ja. Speichern ist in Art. 4 Nr. 2 DSGVO ausdrücklich als Verarbeitung genannt, auch wenn die Daten nie angesehen werden.
Gilt die DSGVO auch für Papierakten?
Ja, wenn die Akten strukturiert abgelegt sind, zum Beispiel alphabetisch oder nach Kundennummer. Ungeordnete Notizen fallen nicht darunter.
Verwandte Begriffe