Kurz erklärt: Wer personenbezogene Daten erhebt, muss die betroffene Person zum Zeitpunkt der Erhebung informieren: wer verantwortlich ist, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet wird, an wen Daten gehen, wie lange sie gespeichert bleiben und welche Rechte die Person hat.
Was bedeutet Informationspflichten?
Art. 13 DSGVO gilt, wenn die Daten direkt bei der Person erhoben werden (Formular, Vertrag, Bewerbung), Art. 14 DSGVO, wenn sie aus anderer Quelle stammen (Adresshandel, Empfehlung, öffentliche Register). Im zweiten Fall ist spätestens innerhalb eines Monats oder bei der ersten Kontaktaufnahme zu informieren. Die Information muss präzise, transparent, verständlich und leicht zugänglich sein.
Die Pflicht gilt gegenüber allen Betroffenengruppen: Kunden, Lieferantenkontakten, Bewerbern, Beschäftigten, Besuchern mit Videoüberwachung und Website-Nutzern. Für jede Gruppe braucht es passende Informationstexte.
Rechtsgrundlage
- Art. 13 DSGVO (Direkterhebung)
- Art. 14 DSGVO (Dritterhebung)
- Art. 12 DSGVO (Transparenz, Form)
- §§ 32 und 33 BDSG (Ausnahmen)
In der Praxis
Viele Betriebe haben nur die Datenschutzerklärung der Website und vergessen Beschäftigte, Bewerber und Geschäftspartner. Üblich sind kurze Informationsblätter: eines für Beschäftigte (bei Einstellung), eines für Bewerber (im Stellenportal oder in der Eingangsbestätigung), eines für Kunden und Lieferanten (im Angebot oder per Link) und ein Hinweisschild bei Videoüberwachung.
Häufige Fragen
Fragen zu Informationspflichten
Muss ich Lieferanten über den Datenschutz informieren?
Ja, deren Ansprechpartner sind betroffene Personen. Ein Link zu einem Informationstext im Angebot, in der Bestellung oder in der E-Mail-Signatur genügt.
Was passiert, wenn ich nicht informiere?
Die Verletzung der Informationspflicht ist nach Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO bußgeldbewehrt und einer der häufigsten Beanstandungsgründe der Aufsichtsbehörden.
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