Kurz erklärt: Die Vertraulichkeitsverpflichtung ist die schriftliche Verpflichtung aller Beschäftigten, personenbezogene Daten nur auf Weisung und nur für die zugewiesenen Aufgaben zu verarbeiten. Sie gilt über das Ende der Tätigkeit hinaus.
Was bedeutet Vertraulichkeitsverpflichtung?
Das frühere Datengeheimnis nach § 5 BDSG alt ist weggefallen; die Pflicht ergibt sich heute aus Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO: Der Verantwortliche muss sicherstellen, dass ihm unterstellte Personen Daten nur auf seine Anweisung verarbeiten. Eine schriftliche Verpflichtung ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber der übliche und von den Aufsichtsbehörden erwartete Nachweis.
Die Verpflichtung sollte bei Einstellung erfolgen und auch Auszubildende, Praktikanten, Aushilfen und Leiharbeitnehmer erfassen. In Praxen und Kanzleien kommt die Belehrung über die Schweigepflicht nach § 203 StGB hinzu.
Rechtsgrundlage
- Art. 29 DSGVO (Verarbeitung unter Aufsicht)
- Art. 32 Abs. 4 DSGVO (Zugang nur auf Anweisung)
- Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO (Vertraulichkeit)
- § 203 Abs. 4 StGB (Verpflichtung mitwirkender Personen)
In der Praxis
Die Verpflichtung ist ein einseitiges Dokument mit Erläuterung der wichtigsten Regeln, das vom Beschäftigten unterschrieben in die Personalakte kommt. Verbunden mit einer kurzen Schulung ist sie die Grundlage dafür, dass Verstöße arbeitsrechtlich geahndet werden können.
Häufige Fragen
Fragen zu Vertraulichkeitsverpflichtung
Muss die Verpflichtung jedes Jahr erneuert werden?
Nein. Sie gilt dauerhaft. Sinnvoll ist eine jährliche Auffrischung im Rahmen der Schulung.
Gilt sie auch für Geschäftsführer?
Geschäftsführer sind selbst Teil des Verantwortlichen und werden üblicherweise nicht verpflichtet; sie tragen die Verantwortung ohnehin.
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