Kurz erklärt: Beschäftigtendatenschutz regelt, welche Daten ein Arbeitgeber über Bewerber, Mitarbeiter und ehemalige Beschäftigte verarbeiten darf: alles, was für Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, und darüber hinaus nur mit Einwilligung oder Kollektivvereinbarung.
Was bedeutet Beschäftigtendatenschutz?
§ 26 BDSG ist die deutsche Spezialregel zu Art. 88 DSGVO. Erfasst sind Bewerbungen, Personalakte, Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Nutzung von E-Mail und Internet, Ortung von Fahrzeugen, Videoüberwachung und Kontrollen. Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen Daten nur bei dokumentiertem Verdacht verarbeitet werden. Einwilligungen von Beschäftigten sind möglich, ihre Freiwilligkeit ist aber besonders zu prüfen.
Der Europäische Gerichtshof hat 2023 entschieden, dass nationale Regeln nur gelten, wenn sie über die DSGVO hinausgehende spezifische Vorschriften enthalten. Die Aufsichtsbehörden wenden § 26 BDSG weiter an, stützen Verarbeitungen daneben aber auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
Rechtsgrundlage
- § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses)
- Art. 88 DSGVO (Öffnungsklausel)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO
- EuGH, Urteil vom 30. März 2023, C-34/21
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen)
In der Praxis
Im Alltag geht es um konkrete Regeln: Dürfen Mitarbeiter das Diensthandy privat nutzen, wer darf die Personalakte sehen, wie lange bleiben Bewerbungen gespeichert, darf der Chef die E-Mails eines kranken Mitarbeiters lesen, wie wird die Zeiterfassung ausgewertet. Eine kurze IT-Nutzungsrichtlinie und ein Informationsblatt für Beschäftigte lösen die meisten Fragen.
Häufige Fragen
Fragen zu Beschäftigtendatenschutz
Darf der Arbeitgeber E-Mails von Beschäftigten lesen?
Bei erlaubter Privatnutzung grundsätzlich nicht. Bei rein dienstlicher Nutzung ist ein Zugriff aus betrieblichen Gründen und mit Augenmaß zulässig, am besten geregelt in einer Nutzungsrichtlinie mit Vertretungsregel.
Darf ich die Arbeitszeit per App mit Standort erfassen?
Die Zeiterfassung ja, die dauerhafte Standorterfassung nicht. Der Standort darf höchstens beim Ein- und Ausstempeln erfasst werden, wenn das erforderlich ist, und die Beschäftigten sind zu informieren.
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