Kurz erklärt: Aufbewahrungsfristen sind gesetzliche Mindestzeiten, in denen Unterlagen aufbewahrt werden müssen, etwa zehn Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen nach § 147 AO und § 257 HGB. Sie gehen dem Löschanspruch vor, begrenzen aber zugleich die Speicherdauer nach oben.
Was bedeutet Aufbewahrungsfristen?
Die wichtigsten Fristen für Unternehmen: zehn Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Rechnungen; sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen; Lohnunterlagen nach § 41 EStG bis zum Ablauf des sechsten Jahres nach der letzten Eintragung. Branchen haben eigene Fristen, etwa zehn Jahre für Patientenakten nach § 630f BGB oder Handakten von Steuerberatern nach § 66 StBerG.
Die Frist beginnt meist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder das Dokument entstanden ist. Nach Ablauf besteht keine Grundlage mehr für die Speicherung; dann greift die Löschpflicht.
Rechtsgrundlage
- § 147 AO (steuerliche Aufbewahrung)
- § 257 HGB (handelsrechtliche Aufbewahrung)
- § 41 EStG (Lohnkonto)
- Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO (Ausnahme vom Löschanspruch)
In der Praxis
Aufbewahrung heißt nicht Zugriff für alle: Daten in der Aufbewahrungsphase sind für den laufenden Betrieb zu sperren und nur für den Zweck der Aufbewahrung zugänglich zu halten. Das Löschkonzept ordnet jeder Datenart die passende Frist zu, damit nicht pauschal zehn Jahre auf alles angewendet werden.
Häufige Fragen
Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Darf ich alle Kundendaten zehn Jahre speichern?
Nein. Die zehn Jahre gelten für Buchungsbelege, nicht für Kontaktverläufe, Angebote ohne Auftrag oder Notizen. Diese sind früher zu löschen.
Gilt die Frist auch für E-Mails?
Für E-Mails mit Rechnungs- oder Vertragsinhalt ja, als Handels- oder Geschäftsbrief sechs beziehungsweise zehn Jahre. Für sonstige E-Mails gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
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