Kurz erklärt: Jede Person hat das Recht zu erfahren, ob ein Unternehmen Daten über sie verarbeitet, und wenn ja: welche Daten, zu welchen Zwecken, an wen sie weitergegeben werden, wie lange sie gespeichert bleiben und woher sie stammen. Dazu gehört eine Kopie der Daten.
Was bedeutet Auskunftsrecht?
Die Auskunft ist innerhalb eines Monats zu erteilen; die Frist kann in komplexen Fällen um zwei weitere Monate verlängert werden, was der Person mitzuteilen ist. Die erste Kopie ist kostenlos. Verweigern darf das Unternehmen die Auskunft nur in engen Ausnahmen, etwa wenn Rechte Dritter betroffen sind oder der Antrag offenkundig unbegründet oder exzessiv ist.
Der Europäische Gerichtshof hat 2023 klargestellt, dass die Kopie alle Daten vollständig und verständlich wiedergeben muss, einschließlich Auszügen aus Dokumenten oder E-Mails, soweit das zum Verständnis nötig ist.
Rechtsgrundlage
- Art. 15 DSGVO (Auskunftsrecht)
- Art. 12 Abs. 3 DSGVO (Monatsfrist, Verlängerung)
- Art. 12 Abs. 5 DSGVO (unentgeltlich, exzessive Anträge)
- § 34 BDSG (Ausnahmen)
In der Praxis
Auskunftsersuchen kommen zunehmend von ehemaligen Beschäftigten und in Konfliktfällen. Wichtig ist ein Ablauf, der die Identität prüft, alle Systeme abfragt (CRM, E-Mail, Ticketsystem, Personalakte, Backups) und die Antwort in verständlicher Form liefert. Eine verspätete oder unvollständige Auskunft führt regelmäßig zu Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde.
Häufige Fragen
Fragen zu Auskunftsrecht
Muss ich E-Mails herausgeben, in denen die Person erwähnt wird?
Grundsätzlich ja, soweit es sich um personenbezogene Daten der anfragenden Person handelt. Interne Bewertungen oder Daten Dritter können geschwärzt werden.
Darf ich für die Auskunft eine Gebühr verlangen?
Die erste Kopie ist kostenlos. Für weitere Kopien darf ein angemessenes Entgelt auf Grundlage der Verwaltungskosten verlangt werden.
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